Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Die Sozialwesen Digital GmbH (Betreiberin des HzE-Portals) nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der spezifischen Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB X, SGB VIII), sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie unsere Website hze-portal.de besuchen und die über diese Website zugängliche HzE-Portal-Anwendung nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen und auf welchen Rechtsgrundlagen dies geschieht. Sie informiert zudem über Ihre Rechte als betroffene Person.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Verantwortliche Stelle
Sozialwesen Digital GmbH
Bonner Straße 12
51379 Leverkusen
Deutschland
info@sozialwesen-digital.de
Webseite: https://hze-portal.de/
Die verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:
HK2 Comtection GmbH
Lukas Wagner LL.M. (Consultant Datenschutz)
Hausvogteiplatz 11A
10117 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 30 278900-180
E-Mail: wagner@comtection.de
Ihre Rechte als betroffene Person
Als betroffene Person haben Sie jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Sicherheit der Datenverarbeitung (SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung)
Diese Website und das HzE-Portal nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, Zugangsdaten oder personenbezogener Daten, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Wir setzen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten und Ihre Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Datenverarbeitung auf dieser Website (hze-portal.de) und in der Anwendung "HzE-Portal"
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die sowohl beim Besuch unserer öffentlichen Website als auch bei der Nutzung unserer geschützten Anwendung "HzE-Portal" anfallen. Die Verarbeitung erfolgt stets zweckgebunden und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der spezifischen Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB X, SGB VIII) zum Sozialdatenschutz.
Datenverarbeitung beim Besuch der Webseite (Allgemeine Webseiten-Nutzung)
Server-Log-Dateien
Der Provider der Seiten (Hetzner Online GmbH) erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierfür müssen die Server-Log-Files erfasst werden.
Cookies
Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.
Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Login-Funktion für die Anwendung) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 TTDSG gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von technisch notwendigen Cookies zur fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste.
Kontaktformular und E-Mail-Anfragen
Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular bzw. Ihre übermittelten Daten zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Anbahnung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages abzielt. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen.
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
Die von Ihnen eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Nutzung der Anwendung "HzE-Portal"
Das Herzstück unseres Angebots ist die Nutzung der über die Website zugänglichen Anwendung "HzE-Portal". Die Anwendung dient der digitalen Unterstützung und Optimierung der Prozesse im Bereich Hilfen zur Erziehung (HzE). Hierbei werden, je nach Nutzerrolle in den Nutzergruppen Jugendämtern und Freien Trägern, personenbezogene Daten, einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Sozialdaten), verarbeitet. Die Datenverarbeitung wird in AVVs mit den entsprechenden Nutzern festgelegt.
Zwecke der Datenverarbeitung in der Anwendung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im HzE-Portal erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:
Kategorien der verarbeiteten Daten
Je nach Nutzerrolle und Funktionalität des Portals können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung in der Anwendung
Die Verarbeitung der Daten in der Anwendung stützt sich auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
Datenübermittlung an Dritte im Rahmen der Anwendung
Innerhalb der Anwendung erfolgt eine gezielte und zweckgebundene Weitergabe von Daten an andere Nutzer:innen des Portals (z.B. von Jugendämtern an Freie Träger und umgekehrt) gemäß den Berechtigungen und den vereinbarten Prozessen. Diese Datenweitergabe erfolgt im Rahmen der jeweils gültigen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen oder sonstiger Rechtsgrundlagen.
Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DSGVO)
Wir nutzen zur Bereitstellung und zum Betrieb des HzE-Portals die Dienste folgender externer Dienstleister, mit denen wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben. Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und unter Einhaltung strenger Sicherheitsstandards:
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet bei den genannten Auftragsverarbeitern nicht statt, da sowohl die 5stages GmbH als auch Hetzner Online GmbH ihren Sitz in Deutschland haben und die Datenverarbeitung ausschließlich innerhalb der EU/des EWR erfolgt.
Dauer der Datenspeicherung in der Anwendung
Die in der Anwendung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke oder gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere aus dem SGB X und SGB VIII) erforderlich ist. Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks oder Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen besteht. Die genauen Löschkonzepte sind in den jeweiligen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit den Jugendämtern in Kombination mit unserem Datenschutzkonzept geregelt.
Tools und Dienste auf dieser Website
Google Fonts
Unsere Website verwendet zur Darstellung von Schriften Google Fonts. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Die Nutzung von Google Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Beim Aufruf unserer Website lädt Ihr Browser die benötigten Schriftarten in ihren Browser-Cache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Dabei wird eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Google Fonts werden auf dieser Website lokal gehostet. Eine Verbindung zu Servern von Google findet in diesem Fall nicht statt.
Google reCAPTCHA (Version 3)
Wir nutzen auf dieser Website Google reCAPTCHA (im Folgenden reCAPTCHA). Anbieter ist die Google Ireland Limited (Google), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Funktionsweise und Analyse reCAPTCHA v3 dient dazu, zu prüfen, ob die Dateneingabe auf unseren Websites (z. B. in Kontaktformularen) durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm (sog. Bots) erfolgt. Im Gegensatz zu älteren Versionen benötigt reCAPTCHA v3 kein sichtbares Kontrollkästchen. Die Analyse läuft vollständig im Hintergrund ab, sobald ein Websitebesucher eine Website mit aktiviertem reCAPTCHA betritt.
Dabei wertet reCAPTCHA verschiedene Informationen aus (z. B. IP-Adresse, Verweildauer, Mausbewegungen oder Scrollverhalten). Die erhobenen Daten werden an Google übertragen und dort zur Berechnung eines „Score-Werts“ verwendet, der angibt, wie wahrscheinlich es sich bei dem Besucher um einen Menschen handelt. Websitebesucher werden nicht gesondert darauf hingewiesen, dass eine Analyse stattfindet.
Zweck und Rechtsgrundlage Die Nutzung von reCAPTCHA erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Webangebote vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung, Bot-Angriffen und SPAM zu schützen. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde (z. B. über unseren Cookie-Consent-Banner), erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Datenübertragung in Drittstaaten Die Datenübertragung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Zudem ist Google nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, was ein angemessenes Datenschutzniveau für die Datenverarbeitung in den USA gewährleistet.
Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA sowie die Datenschutzerklärung von Google entnehmen Sie folgenden Links:
Font Awesome Icons (Content Delivery Network)
Wir binden zur einheitlichen und ansprechenden Darstellung von Symbolen und Icons auf unserer Webseite Font Awesome ein, einen Dienst der Fonticons, Inc. (307 S. Main St., Suite 202, Bentonville, AR 72712, USA).
Beim Laden unserer Seiten fordert Ihr Browser die benötigten Icon-Dateien direkt vom Server von Fonticons in den USA an. Dabei werden technische Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, an den Anbieter übermittelt, damit die Inhalte an Ihren Browser ausgeliefert werden können. Die Datenübermittlung in ein Drittland (USA) erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCCs), um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Die Nutzung dient unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer professionellen und funktionalen Gestaltung unserer Website. Wenn Sie die Datenübertragung vermeiden möchten, können Sie Font Awesome Icons alternativ lokal auf Ihrem eigenen Server hosten.
Hosting (Hetzner)
Wir hosten die Inhalte unserer Website und die HzE-Portal-Anwendung bei folgendem Anbieter:
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend Hetzner).
Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter. Mit ihm haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung streng nach unseren Anweisungen und den gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Der Hosting-Anbieter hat Zugriff auf alle Daten, die auf den Servern unserer Website und der Anwendung gespeichert sind, verarbeitet diese jedoch ausschließlich in unserem Auftrag.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.